Používáme cookies pro analytiku a zlepšení webu. Můžete povolit analytiku nebo ji odmítnout.
Optimalizace admin procesů
Zklidníme a zrychlíme vaši administrativu bez převratů v systémech
Zaměříme se na 3–5 úzkých míst. Mírně upravíme návyky, zpřehledníme předávky a zavedeme postupy a šablony. Výsledek: méně chyb, kratší průchod a nižší stres.
25 – 50 % reworku
30 – 60 % lead time u vybraných agend
+ lepší dohledatelnost (role, SLA, „jedno místo pravdy“)
Případová studie: Vybavení nové ordinace fyzioterapeuta
Shrnutí
Z neorganizovaného procesu s opakovanými jízdami a zpožděními jsme udělali předvídatelný postup „na první dobrou“. Zavedením postupů a šablon, WBS a přehledu skladových zásob jsme snížili improvizaci, eliminovali chyby a zkrátili čas i náklady.
Výsledek: 4 závozy → 1 závoz, −15 člověkohodin (−75 %), úspora cca 9 000 Kč na jedné ordinaci — bez stresu a bez odkladu spuštění.
Kontext
Nová ordinace fyzioterapeuta. Chyběl pevný seznam vybavení, názvy položek nebyly sjednocené s obchodními názvy a sklad nebyl uspořádaný. Administrativní kroky (diagnostiky v SW, medailonek apod.) se řešily na poslední chvíli.
Výzva
2 hodiny dohledávání referenčních materiálů, 2 hodiny hledání na skladu.
Opakované cesty kvůli chybějícím položkám (včetně zásadní měřicí pomůcky), každá otočka 100 km tam i zpět.
Zapomínané administrativní kroky, které brzdily rozjezd ordinace.
Řešení
Popsali jsme pracovní workflow a vytvořili WBS se všemi kroky od A do Z. Zavedli jsme postupy a šablony včetně:
standardizovaného seznamu vybavení s přesnými obchodními názvy,
online přehledu skladových zásob (viditelnost „co je / není skladem"),
checklistů a jasného rozdělení kompetencí (kdo co dělá a kdy).
Minimal-change design: úprava kroků a předávek, doplnění postupů a šablon, sjednocení názvosloví.
Pilot & trénink: vyzkoušení na jedné ordinaci, rychlé doladění podle reality.
Stabilizace & předání: finalizace WBS, materiály pro opakované použití.
Výsledek
Logistika: z původních 4 závozů na 1 kompletní závoz – bez hektických otoček. Příprava: po doplnění chybějících položek šla nakládka do ~30 minut. Administrativa: diagnostiky a podklady vznikají včas podle WBS; žádné dohledávání. Tým: jasné role, méně stresu, předem daný rozsah.
Dopad v číslech (konzervativně)
Čas: 20 → 5 člověkohodin (−15 h / −75 %).
Administrativa: 4 h → ~1 h.
Logistika (1 člověk): 4 závozy × ~4 h = 16 h → 1 závoz × ~4 h = 4 h.
Peníze: práce ~6 000 Kč (15 h × 400 Kč/h) + auto ~3 000 Kč (ušetřených 600 km × 5 Kč/km).
Celkem: ~9 000 Kč úspora na jedné ordinaci.
Pozn.: Nezapočítáváme ekonomický přínos z odstraněného zpoždění (dřívější start provozu).
Co z toho plyne
Standardizovaný seznam vybavení + online zásoby + postupy a šablony → žádné dublování práce, žádné dohledávání, žádné „zapomenuté“ položky. Jediný závoz, klidná příprava a rychlejší rozjezd bez nouzových zásahů.